Introducción a la capacitación y moderación virtual de grupos

Si con frecuencia realizas talleres o facilitas reuniones en persona y te han pedido hacerlo en línea o de manera telefónica es comprensible que sientas algo de aprehensión o nerviosismo.  La buena noticia es que la mayor parte de lo que sabes de facilitar espacios de aprendizaje en persona también es aplicable a los virtuales o telefónicos. Al comprender los retos y oportunidades de estas modalidades podrás ajustar las herramientas y actividades que ya usas para lograr talleres y reuniones virtuales interactivas y efectivas. 

Dos de los más grandes retos para facilitar equipos y grupos remotos (ya sea en línea o telefónicamente) es manejar las distracciones y múltiples focos de atención y leer el grupo.  Sin la interacción y refuerzo que implica estar en el mismo espacio físico, es más fácil que las personas se distraigan durante una reunión en línea o por teléfono y como talleristas tenemos mucho menos control sobre el entorno de les participantes.  Sin poder leer del todo el lenguaje no verbal de las personas (incluso cuando hay video), es un reto saber qué tan involucradas están las personas. Afortunadamente, las soluciones a estos dos retos tienen muchos elementos comunes. Por una parte, es muy importante generar interacciones entre les participantes de manera frecuente y variada.

Hay muchas opciones y estrategias para involucrar un grupo remoto y cambiará según la tecnología que se esté usando.  Puede ser tan simple como una teleconferencia o tan sofisticado como un software de video conferencia de vanguardia con múltiples funcionalidades como alzar la mano, contestar encuestas, trabajar en grupos pequeños, etc.  La tecnología es tan solo una herramienta. Las opciones a su disposición variarán en este espectro, pero los principios para usarlas de manera exitosa se mantienen independientemente de las plataformas disponibles. A continuación presentamos varias opciones que funcionan con diferentes tipos de tecnología.  Cuando se trata de diseñar una sesión, pueden escogerse estrategias que se adapten a la tecnología que tenemos a nuestra disposición o podemos escoger la tecnología que se alinee con lo que queremos lograr.

Participación y lectura del grupo en voz alta

En un nivel básico, mantener un grupo involucrado en la reunión y leer cómo están sus participantes significa no caer en la trampa de asumir que el silencio implica consentimiento o acuerdo.  Con frecuencia, durante la reunión o taller, especialmente si hay que tomar una decisión, es importante chequear lo que piensa el grupo de forma tal que podamos escuchar lo que piensa cada persona.  Si es una teleconferencia, una forma de hacerlo es pedir que todo el mundo dibuje un círculo y escoja un puesto según las manecillas del reloj. Así queda construida una mesa virtual. Una vez todo el mundo ha escogido un puesto puede irse

alrededor del círculo y pedir que cada persona hable según su turno,   o puede pedir que una persona hable de manera voluntaria y escoja quién sigue después hasta que todo el mundo haya hablado.  A veces, de manera más general, chequear de manera simultánea puede lograr el objetivo. Por ejemplo, «a la cuenta de tres, todo el mundo produzca un sonido que represente cómo se están sintiendo sobre ______ en este momento» 

 Participación y lectura del grupo usando texto

El software para reuniones en línea permite más opciones para chequear cómo está el grupo de manera simultánea y más eficiente.  Bien sea que se trate de una reunión en línea o telefónica, tener un sistema de chat en vivo (por ejemplo a través de Skype, o Google Hangouts) ofrece muchas opciones adicionales.  Por ejemplo, puedes escribir, «Escriban en chat una palabra que represente cómo se están sintiendo en este momento» o «escriban ‘listo’ cuando hayan terminado de escribir».

 Participación y lectura del grupo usando un documento compartido

Tener un documento o diapositivas visibles para todo el grupo y en el cual todo el grupo tenga funciones de edición abre otro nivel de posibilidades.  Este tipo de herramientas están incluidas en software de videoconferencia o pueden añadirse a una reunión telefónica o en línea usando Google Docs o otras herramientas de trabajo documental compartido.  Con un documento compartido todo el grupo puede escribir simultáneamente, puede lograrse que el grupo haga cosas diferentes como hacer una lluvia de ideas, escribir su nombre a lo largo de un espectro, poner un punto para votar por una opción, que cree un collage o un dibujo conjuntamente y mucho más.  Así, muchas de las actividades que hacemos en persona y que involucran moverse en el espacio físico, escribir en un pliego de papel o dibujar, pueden adaptarse fácilmente. Esta misma herramienta puede usarse para leer el grupo e incentivar la participación. Por ejemplo, «escriban en la diapositiva una cosa que se llevan de esta sesión» o «escriban su nombre a lo largo de este espectro para indicar si están de acuerdo o en desacuerdo con la propuesta», etc. 

Te invitamos a revisar nuestras plantillas para espacios virtuales usando documentos compartidos.

 Participación y lectura del grupo con videocámaras

Las videocámaras pueden lograr una mayor conexión social en un taller o reunión virtual.  Desafortunadamente, incluso con el mejor software, las videocámaras no son del todo confiables para mantener una conexión consistente o para recibir señales no verbales en tiempo real debido a la diferencia en ancho de banda y en ocasiones, la baja resolución de las imágenes.  Sin tener que confiar en ellas como un dispositivo preciso o como la forma más consistentes de leer el grupo, se pueden usar de diferentes maneras para incentivar la participación. Por ejemplo, puede pedirle al grupo que con el pulgar hacia arriba o hacia abajo exprese su acuerdo o desacuerdo, puede pedirle que muestren algo en la casa o que en grupo hagan unos estiramientos o hacer una ola.

Aunque con frecuencia se discute cómo minimizar los retos de la facilitación remota, ésta también ofrece múltiples ventajas que podemos aprovechar como talleristas.  Tener una conversación simultánea por la ventana de chat, por ejemplo, con frecuencia resulta en una cadena de retroalimentación y preguntas que tal vez no habrían surgido en un taller en persona porque les participantes tal vez no las hubieran hecho para no interrumpir.  Escribir en un documento compartido permite que las personas participen de manera anónima y esto puede permitir mayor honestidad. En una plataforma de reuniones virtuales crear grupos pequeños y asignar y rotar a las personas en ellos se hace más fácil y rápidamente que en persona.  Dar espacio para que las personas participen en voz alta o a través del chat según su preferencia puede crear un espacio más amable para un grupo con diferentes niveles de sofisticación en el lenguaje y diferentes estilos de comunicación. Por supuesto, la razón más común por la que hacemos reunions y talleres de manera remota es que nos permite convocar personas a las que de otra manera se les habría dificultado reunirse en persona por una u otra razón. 

Al momento de diseñar una reunión o un taller virtual, es importante asegurarnos de mezclar una variedad de métodos que nos ayudarán a leer el grupo y a incentivar la participación y así aprovechar las ventajas de la facilitación en línea.  Al planear la sesión, no dejes que la diferencia de modalidad te aleje de lo que ya sabes y haces cuando trabajas con un grupo en persona. Muchas actividades clásicas como una visualización guiada o la reflexión escrita, por ejemplo se integran muy fácilmente a las sesiones remotas y otras simplemente necesitan unos sencillos ajustes.  Tampoco dejes de lado las actividades que se hacen en grupos. En tanto es posible que no sea tan útil dividirse en grupos pequeños con mucha frecuencia en los talleres en línea, igual son un excelente espacio para dividir al grupo e involucrar a todo el mundo. Los grupos pequeños pueden crearse fácilmente con algunas de las plataformas para reuniones en línea y con baja tecnología se pueden crear diferentes llamadas y después volver a la llamada principal.  Para terminar, ¡no olvides disfrutar el proceso!

Esta herramienta fue escrita por Jeanne Rewa y traducida por Andrea Parra para Training for Change.